Срок хранения журналов по пожарной безопасности

• Журналы по пожарной безопасности хранятся в организации 3 года с даты внесения последней записи — это установлено п. 613 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива №236).
• Отсутствие журнала или неправильное его ведение приравнивается к нарушению требований пожарной безопасности и наказывается по ст. 20.4 КоАП РФ — штраф для юрлица составляет от 300 000 до 400 000 ₽.
• Вести журналы можно как в бумажном, так и в электронном виде — закон не требует обязательной бумажной формы.
• Уничтожать журнал раньше срока хранения нельзя, даже если он «неактуален» — при проверке МЧС отсутствие архивных записей расценивается так же, как отсутствие журнала вообще.

Что такое журнал по пожарной безопасности

Журнал по пожарной безопасности — это учётный документ организации, в котором фиксируются мероприятия по обеспечению пожарной безопасности: инструктажи персонала, проверки состояния эвакуационных путей, техническое обслуживание систем противопожарной защиты, тренировки по эвакуации.

Ведение таких журналов обязательно для всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, эксплуатирующих здания, помещения или территории, — это прямо следует из Правил противопожарного режима (ПП РФ №1479).

Какие журналы обязана вести организация

На практике перечень журналов зависит от вида деятельности объекта, но базовый набор одинаков почти для всех: журнал учёта противопожарных инструктажей, журнал осмотра противопожарного состояния помещений перед закрытием, журнал учёта огнетушителей, журнал эксплуатации систем противопожарной защиты (пожарная сигнализация, СОУЭ, дымоудаление) и журнал учёта тренировок по эвакуации. Каждый из этих документов должен быть прошнурован, пронумерован и заверен подписью ответственного лица — это стандартное требование к учётной документации, которое проверяющие органы оценивают в первую очередь.

Сколько хранить журналы по пожарной безопасности

Ключевой вопрос — не «нужно ли вести журнал», а «сколько лет его хранить после того, как он закончился». Здесь работает не пожарное законодательство напрямую, а архивное: сроки хранения управленческой документации, включая журналы по пожарной безопасности, определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 №236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 №57449). Он заменил ранее действовавший перечень Минкультуры 2010 года №558.

Согласно этому Перечню (раздел об обеспечении пожарной безопасности и защиты от чрезвычайных ситуаций), общий срок хранения журналов учёта по пожарной безопасности — 3 года с даты внесения в журнал последней записи. Но у некоторых смежных документов сроки отличаются, и это важно не путать между собой:

Важно понимать: журналы именно по пожарной безопасности — самые «короткоживущие» среди смежной документации организации. Их часто путают с журналами по охране труда, у которых сроки хранения кардинально другие и могут достигать десятков лет.

В каком виде хранить журналы

Правила противопожарного режима не запрещают вести журналы в электронной форме — главное, чтобы записи были доступны для проверки в любой момент и защищены от несанкционированного редактирования задним числом. На практике большинство небольших организаций всё ещё используют бумажные прошнурованные журналы, поскольку именно к такому формату у инспекторов МЧС меньше вопросов при выездной проверке.

Что грозит за отсутствие или неправильное хранение журналов

Формально закон не предусматривает отдельного штрафа именно «за уничтожение журнала раньше срока» — это нарушение квалифицируется по общей статье 20.4 КоАП РФ «Нарушение требований пожарной безопасности», поскольку отсутствие подтверждающих документов расценивается инспектором как отсутствие самого мероприятия (инструктажа, проверки, техобслуживания).

Суммы штрафов периодически пересматриваются законодателем — перед подготовкой документов к проверке стоит свериться с действующей редакцией КоАП РФ.

Частые ошибки

• Уничтожение журнала сразу после его окончания, без выдержки установленного архивного срока хранения.
• Смешение сроков хранения журналов по пожарной безопасности и по охране труда — они регулируются разными разделами Перечня и отличаются в разы.
• Отсутствие акта об уничтожении документов по истечении срока хранения — журнал просто выбрасывают, не оформив это документально.
• Ведение журнала без прошивки и нумерации страниц, что снижает его доказательную силу при проверке.

Мифы

Миф 1: журналы по пожарной безопасности нужно хранить всю историю существования организации. Это не так — стандартный срок составляет всего 3 года с даты последней записи, за исключением отдельных актов и заключений, для которых установлен более длительный срок.

Миф 2: электронный журнал не имеет юридической силы. Электронная форма допустима, если обеспечена защита записей от изменения задним числом и возможность предъявить их проверяющему.

Миф 3: если пожара не было, штраф за отсутствие журнала не грозит. Ответственность по ст. 20.4 КоАП РФ наступает за сам факт нарушения требований пожарной безопасности, независимо от того, произошло возгорание или нет.

FAQ

Сколько лет нужно хранить журнал учёта противопожарных инструктажей?

Три года с даты внесения последней записи, согласно п. 613 Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива №236).

Можно ли вести журналы по пожарной безопасности в электронном виде?

Да, при условии, что записи защищены от несанкционированного изменения и могут быть предъявлены проверяющему органу в любой момент.

Что будет, если журнал по пожарной безопасности отсутствует при проверке МЧС?

Это квалифицируется как нарушение требований пожарной безопасности по ст. 20.4 КоАП РФ со штрафом для юрлица от 300 000 до 400 000 ₽.

Чем отличается срок хранения журнала по пожарной безопасности от журнала по охране труда?

Журналы по пожарной безопасности хранятся 3 года, тогда как журналы инструктажей по охране труда — до 45 лет; это разные разделы архивного Перечня.

Вывод

Журналы по пожарной безопасности хранятся в организации 3 года с даты последней записи — этот срок закреплён архивным законодательством, а не пожарным, и его легко перепутать со сроками хранения документов по охране труда.

Уничтожать журнал раньше срока нельзя, а его отсутствие на проверке приравнивается к отсутствию самого мероприятия и влечёт штраф по ст. 20.4 КоАП РФ. Чтобы избежать претензий, журналы стоит хранить с запасом, прошивать и нумеровать, а уничтожение оформлять актом.